Faktor yang perlu diperhitungkan dalam memilih teknologi
Dalam memilih organisasi perlu mendefinisikan target pencapaian data entry. Beberapa faktor yang dapat dipertimbangkan dalam menyelaraskan tujuan data entry dengan pilihan metodenya antara lain:
1. Integritas Data dan Akurasi Data
Apabila suatu data dikumpulkan untuk memberikan gambaran besar suatu populasi tanpa membutuhkan akurasi yang tinggi, maka organisasi dapat mempertimbangkan teknologi yang memberikan akurasi standar dengan pengirim data yang tidak perlu terlalu dipertanyakan integritasnya, misalnya pada riset-riset ringan seperti pemilihan idol pada televisi, pengiriman riset mengenai pendapat pada suatu masalah, keluhan dari customer dan lain sebagainya. Untuk kepentingan ini biasanya dipilih teknologi sms , web polling, dan beberapa cara lainnya. Disini responden dapat diajak berpartisipasi mengentry data langsung ke system.
Untuk suatu data yang memang direncanakan diambil dengan integritas data yang dapat dipertanggungjawabkan maka harus dipilih metode pengumpulan data dimana sang pengirim data atau responden harus diketahui identitasnya dengan pasti. Misalnya survey yang dilakukan petugas pengumpul data, pencatatan meteran listrik dan air, pengumpulan data calon nasabah kartu kredit oleh surveyor, formulir permintaan paspor, ujian massal dan sebagainya. Ada metode ini dapat dilakukan metode pengumpulan data yang tertutup menggunakan form processing atau input data manual dengan keamanan tertentu. Apabila kita menggunakan web atau sms untuk menangani data ini, biasanya perlu verifikasi identitas pembuat data atau respondennya.
2. Kecepatan proses data
Apabila dibutuhkan kecepatan proses data yang tinggi maka pilihan data entry ada pada dua metode yaitu manual entry oleh responden langsung ke dalam sistem dan juga automatic form processing. Untuk mencatat transaksi perbankan misalnya sang nasabah mengentry data kedalam sistem perbankan yang dinamakan online banking, dengan sistem ini satu bank dapat melayani ratusan hingga jutaan nasabah yang hendak melakukan transaksi. Untuk ujian ratusan hingga ribuan bahkan jutaan peserta tes, organisasi dapat menggunakan optical mark recognition (OMR) sehingga hasilnya dapat diketahui dalam beberapa jam. Untuk mengentry data calon nasabah kartu kredit , organisasi dapat menggunakan teknologi Intelligent Character Recognition (ICR) yang kemudian diverifikasi oleh verifier.
3. Bentuk Data
Apabila data yang harus dientry jumlahnya banyak dan satu field datanya memuat informasi yang banyak dalam satu formulir, maka penggunaan device sms menjadi tidak efektif dilakukan. Demikian pula pada teknologi OMR, menulis data panjang seperti alamat , nama kota lahir, dalam jumlah besar biasanya membutuhkan lembar yang banyak, pada suatu situasi, penggunaan OMR menjadi tidak efisien. Misalnya apabila teknologi OMR digunakan untuk menampung data calon nasabah kartu kredit, maka hal ini tidak tepat mengingat cara mengisi data yang lama dan penggunaan lembar yang banyak. Sebaliknya OMR efektif menangani data yang terbatas pilihannya , seperti ujian atau kuesioner dengan jawaban multiple choice, atau data yang menampung angka saja atau huruf terbatas.
4. Ketersediaan Infrastruktur dan piranti pendukung
Untuk polling menggunakan sms dan internet misalnya, perlu diyakinkan ketersediaan device dan juga jaringannya. Untuk penggunaan OMR, ICR, IBR dengan scanner, perlu diyakinkan kesiapan scanner, komputer dan formulir yang sebelumnya telah dirancang untuk teknologi tersebut dengan risiko minimal dan pencetakan formulir yang benar.
5. Petunjuk yang jelas kepada responden dan/atau pengumpul data
Bagaimana SMS harus dikirimkan ? Bagaimana Mengisi data dalam webform? Bagaimana mengisi lembar jawaban OMR ? Bagaimana mengisi formulir ICR ? Hal ini harus disosialisasikan terlebih dahulu, agar data yang sudah dikirimkan atau dibuat tidak mubazir karena tidak dapat diolah menjadi informasi yang diharapkan.
Untuk teknologi manual entry lebih tolerant terhadap kesalahan pengisian, karena ada manusia yang melakukan entry terhadap formulir yang diisi. Teknologi automated processing , akan menimbulkan masalah bila diisi asal-asalan tanpa batasan.
7. Kemampuan Operator Teknologi
Penggunaan teknologi scanner untuk para operator yang belum pernah mendapatkan pelatihan intensif akan menimbulkan kesulitan luar biasa dalam pengumpulan data. Karena biasanya yang terjadi dilapangan adalah distorsi dari kondisi ideal yang direncanakan di awal, misalnya kertas lembar OMR/ICR tidak sama dengan yang didesain dari awal baik dari sisi ukuran, bentuk maupun kondisinya. Penggunaan webform untuk operator yang kurang fasih menggunakan aplikasi webbased atau komputer juga akan menimbulkan kesulitan tersendiri dalam pengumpulan data.
STUDI KASUS
Berikut adalah contoh implementasi teknologi terkait yang pernah diimplementasikan oleh penulis dan pernah ditemui oleh penulis.
Koreksi Ujian Massal dalam waktu singkat
Sebuah organisasi meminta penulis mengkoreksi ujian sebanyak 116 ribu pelamar yang nilai nya harus diumumkan dalam waktu 1 hari setelah ujian. Penulis memilih teknologi Mark Reader dengan pertimbangan ujian tersebut menggunakan metode multiple choice atau pilihan ganda dan pertimbangan bahwa OMR membutuhkan verifikasi yang minimal dalam pelaksanaannya.
Penulis kemudian melakukan desain formulir yang pencetakannya diawasi secara ketat dari kualitas warna, ketebalan kertas, ukuran kertas dan teknik pemotongan kertas yang dicetak. Panitia ujian berkomitmen untuk melakukan sosialisasi cara mengisi lembar jawaban dengan tanda silang pada lembar OMR sebelum ujian dilakukan. Output laporannya pun disetujui di awal pelaksanaan sehingga sewaktu operasional tidak perlu lagi memikirkan bentuk data output.
Pada waktu pelaksanaan semua lembarjawab dikumpulkan kembali dan diatur rapi menurut warna masing – masing lembar jawaban oleh panitia, karena telah disepakati bahwa lembar berbeda memiliki kunci jawaban yang berbeda dan output setiap populasinya dipisahkan dengan populasi lainnya untuk mendapatkan statistik yang tepat untuk soal yang dibagaikan.
Tim dari penulis menggunakan 2 buah scanner, masing-masing kecepatan 100 lembar per menit dan 60 lembar per menit dengan software Mark Reader berkecepatan pembacaan 2500/menit dengan tim operasi 6 orang, 2 operator scanner dan 4 bertanggung jawab pada arus kertas.
Pekerjaan diselesaikan dalam waktu 6 jam dari pukul 10.00 malam hingga pukul 04.00 pagi dini hari dan diumumkan oleh panitia setelah melalui tahap cek ricek pada pukul 15.00.
Kunci pada implementasi OMR adalah perencanaan yang baik pada formulir, kemampuan operator, kapasitas scanner dan perencanaan output.
Teknologi Input Data dengan Flexible Layout OCR/ICR
Salah satu organisasi hendak menangkap data pada Invoice-Invoice yang dikirimkan oleh customer mereka dan kemudian diinput pada sistem yang online dengan bea cukai untuk pelaporan ekspor impor. Waktu untuk menginput data secara manual untuk satu invoice dengan jumlah 300 lembar dengan 3000 items adalah 4 hari kerja oleh 1 (satu) operator.
Penulis menyarankan implementasi Flexible Layout OCR dengan scanner ADF untuk mengotomatisasi data entry. Flexible Layout OCR adalah suatu aplikasi yang mampu menangkap data pada semi structured document yaitu dokumen yang mengandung informasi yang sama namun layout nya berbeda antara satu dokumen dengan dokumen lainnya. Keunggulan Flexible Layout OCR adalah perintah yang mudah kepada aplikasi untuk mencari data-data tertentu dengan tepat pada semi structured documents.
Penulis kemudian meminta sample beberapa jenis invoice dari customer yang berbeda (supaya aplikasi dapat menangkap lebar variasi dari letak data pada setiap invoice) , dari sampel tersebut dibuat suatu template untuk menangkap data pada dokumen-dokumen tersebut.
Pelaksanaan pada awalnya kurang lancar, dikarena dokumen yang diproses lebih bervariasi dari sampel yang diberikan sehingga diperlukan usaha tune-in template hingga tiga minggu untuk mencapai hasil yang maksimal. (maksimal = minimal verifikasi). Saat ini untuk memproses data invoice sebanyak 300 lembar dibutuhkan waktu selama 5 menit dengan akurasi tinggi.
Kunci pada implementasi Flexilayout OCR adalah sampel yang cukup mewakili pada saat mendesign template, kualitas image yang dihasilkan scanner, kemampuan operator mensetting scanner, kapasitas scanner, sosialisasi pengisian dan perencanaan output.
Data Entry dengan menggunakan ICR
Penulis membantu suatu organisasi untuk memproses aplikasi kartu kredit dengan tulisan tangan. Pada awalnya tim dari penulis menolak memproses aplikasi tersebut karena risiko yang besar akibat formulir tersebut sebenarnya tidak well designed untuk proses ICR sehingga penulis kuatir akan terlalu banyak verifikasi yang dilakukan. Namun setelah ada klarifikasi bahwa formulir baru akan dibuat berdasarkan usulan dari tim penulis maka implementasi ICR dapat disetujui.
Banyak kesalahpahaman bahwa teknologi ICR dapat membaca tulisan tangan orang dengan akurasi yang tinggi seberapa jeleknya pun tulisan orang tersebut. Perlu klarifikasi bahwa ICR tidak diciptakan untuk membaca tulisan tangan manusia yang jelek, ICR diciptakan untuk membaca tulisan tangan orang dalam range kualitas tertentu dimana satu huruf dapat dibedakan huruf lain dengan jelas, satu huruf terpisah dengan huruf lain dengan jelas dan satu huruf memiliki bentuk standar dengan penyimpangan yang minimal dari suatu standar. Itulah mengapa di aplikasi ICR dalam petunjuk pengisiannya ditulis : ditulis dengan huruf cetak. Jadi tidak tepat menggunakan ICR untuk membaca resep obat dokter misalnya.
Dalam implementasi ICR yang perlu diperhatikan adalah formulir harus memenuhi kaidah pembacaan ICR dengan risiko paling minimal, ketajaman hasil scanner, kemampuan operator, perlunya verifikasi intensif , validasi data dan pengumpulan output.
Saat ini sistem ICR di organisasi tersebut berjalan dengan produktivitas mencapai 3000 lembar/hari dengan 5 operator. (1 formulir ICR nya mencapai lebih dari 35 field).
Kunci dari implementasi ICR adalah persiapan lembar ICR yang rendah risiko, cetakan ICR berkualitas tinggi, kapasitas dan kualitas image scanner yang memadai, kecakapan operator ICR, sosialisasi pengisian dan perencanaan output yang baik.
Data Entry dengan menggunakan Barcode
Cara ini umum digunakan di pusat perbelanjaan, tracking logistik dan absensi karyawan. Yang menarik adalah penggunaan barcode untuk menyimpan 255 karakter seperti QR Code di Jepang dan beberapa implementasi di Indonesia.
Misalnya di pusat perbelanjaan buah-buahan, dimana timbangan/neraca disertai keyboard numeric , penimbang mengisi kode produk dan muncul stiker barcode dari printer kecil disebelah timbangan. Barcode tersebut mencatat nomor kode produk dan beratnya, sehingga ketika di scanning di mesin kasir, kode produk dan beratnya otomatis muncul dilayar.
Kunci dari implementasi Barcode adalah persiapan data base barcode, cetak barcode berkualitas dan aplikasi pengenal barcode yang mampu mendeteksi pada kondisi terdistorsi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar