Mitos Penggunaan Pensil 2B dan Menggosokkan Lapisan Lilin Pada Teknologi Optical Mark Reader dengan Image Scanner

Teknologi Optical Mark Recognition atau sekarang populer Digital Mark Reader digunakan pada berbagai ujian baik Ujian Akhir Nasional dan Ujian penerimaan pegawai , yaitu teknologi yang memeriksa pilihan ganda yang biasanya ditandai dengan alat tulis seperti pensil 2B dengan cara mengarsir pilihan tersebut.

Bagaimana Teknologi ini bekerja ?

 

Pada Tahap Awal :  administrator Optical Mark Reader akan membuat pola pembacaan atau yang disebut sebagai template yang berisi informasi tentang  data yang dikumpulkan (nama, nomor ujian, jawaban soal no1, dsb), bentuk data (isian huruf atau angka atau campuran) dan posisi data pada lembar jawaban  ( indikator jarak dalam sumbu X dan Y). Kita ibaratkan template ini adalah lembar jawaban yang kita cetak pada lembar transparansi yang kemudian akan kita pasangkan dengan lembar jawaban yang diperiksa.

Pada Tahap Kedua  :adalah melakukan pemindaian lembar-lembar jawaban yang sudah diisi jawaban kemudian di matchingkan dengan template yang dibuat. Adanya warna hitam pada isian posisi tertentu dianggap sebagai data (misal mengarsir huruf A akan menghasilkan data "A").

Setelah melewati tahapan ini semua lembar jawaban terperiksa dengan kecepatan tinggi dan proses selesai. Kalau memang semudah itu, apa yang menjadi masalah?

Persyaratan Teknis

 Optical Mark Reader memiliki dua persyaratan teknis. Pertama adalah lokasi data nya harus benar pada saat dibaca dan kedua datanya cukup valid (hitam) pada saat dibaca.

1.       Lokasi Data harus benar

 

Lokasi data yang benar yang dimaksud adalah lokasi data sesuai dengan pola atau template yang dibuat. Artinya sumber kesalahan bisa berasal dari :

 

·         Template yang salah pada saat pemeriksaan (semua / sebagian data akan bergeser)

·         Pencetakan lembar jawaban tidak stabil atau berkualitas rendah sehingga tidak semuanya sesuai dengan template yang dibuat.

·         Image yang dihasilkan oleh scanner cacat sehingga kurang terbaca posisinya ini bisa karena salah setting scanner, salah memasukkan kertas, kertas cacat saat masuk scanner.

Kesalahan karena lokasi akan mudah dideteksi dari data yang dibaca karena biasanya pergeseran datanya signifikan (misal nama " DEWI" bergeser satu baris menjadi "CDVH" (selisih satu huruf) ).

 

2.       Datanya cukup valid

                Data yang valid artinya adanya sejumlah warna hitam pada suatu lokasi yang tegas. Data               yang dianggap meragukan atau tidak valid adalah yang dimemenuhi jumlah area yang harusnya diarsir.

                Penyebab data tidak valid adalah :

·         Arsiran tidak hitam valid (diarsir tipis-tipis)

·         Arsiran tidak pada lokasinya (misal mengarsir diantara huruf "A" dan "B")

·         Menghapus jawaban yang salah tidak bersih

·         Mengarsir pada lebih dari satu jawaban padahal setting template menyatakan hanya boleh 1 jawaban yang benar (pada kondisi ujian tertentu diperbolehkan mengisi lebih dari 1 jawaban bila diijinkan oleh pembuat template).

 

Bagaimana Teknologi ini menentukan lokasi yang tepat dan Jawaban yang dianggap valid?

Untuk menentukan lokasi yang tepat, pada lembar jawaban diberikan tanda referensi yang berupa kotak-kotak hitam disisi kanan kiri atau terkadang diatas, dan juga berupa garis tebal. Kenapa harus ada tanda seperti itu? Karena tanda ini akan menjadi patokan yang handal dibandingkan mengukur dari tepi kertas (mesin cetak tidak stabil dan pemotong kertas juga tidak bisa diandalkan). Lokasi akan sukar dibaca apabila tanda referensi ini cacat (robek, kabur cetakannya, atau dicoret - coret oleh peserta sendiri).

Untuk menentukan jawaban yang valid, aplikasi pemindaian akan melakukan setting berupa persentase warna hitam yang diperbolehkan untuk suatu jawaban dianggap valid. Misal 24% artinya 24 persen area berwarna hitam maka peserta dianggap sudah menjawab.

Kenapa lembar jawaban diberi warna merah, hijau dan biru? Jawabannya adalah untuk meningkatkan validitas jawaban, warna-warna merah, hijau dan biru akan dihilangkan oleh mesin scanner sehingga menyisakan tanda referensi yang berwarna hitam dan jawaban peserta saja, sehingga semua area yang tidak diarsir atau dicoret akan berwarna putih atau nilainya kosong dan jawaban yang isi akan memiliki persentase warna hitam yang akan digunakan untuk menilai validitas data. Apabila menggunakan lembar fotocopy maka biasanya dilakukan pemindaian pada persentase tinggi.

 

Dengan menggunakan prinsip diatas kita bisa melogika berbagai mitos yang terjadi

Apakah dapat menggunakan lapisan lilin agar jawaban terbaca benar semua ?

 

Lapisan lilin memberikan lapisan transparan pada kertas dan terkadang menyamarkan warna hitam menjadi sedikit putih, apabila lapisan lilin ini transparan maka tidak akan mempengaruhi pembacaan scanner. Tetapi apabila lapisan lilin menyebabkan warna hitam menjadi pudar maka justru akan merugikan peserta sendiri karena bisa menyebabkan kesalahan posisi data (tanda referensi tidak terbaca) atau data tidak valid (jawaban menjadi kurang hitam).

Apakah  harus menggunakan pensil 2B ?

Tips dari penulis adalah hitamkan hingga huruf pada pilihan tidak dapat dibaca lagi, misal memilih jawaban "A" maka usahakan huruf "A" tersebut tertutupi warna hitam hingga tidak kelihatan lagi.

Pensil 2B yang diarsir tipis akan berpeluang gagal dibandingkan dengan pensil HB yang diarsir tebal.

Pensil 2B digunakan karena tingkat kelunakannya yang tidak merobek kertas pada saat digunakan untuk mengarsir dan sekaligus kemudahan untuk dihapus kembali dengan bersih dibandingkan dengan pensil 3 B misalnya.

 Ikuti petunjuk pengisian dan arsirlah sepadat mungkin.

 

Demikian semoga tulisan ini berguna.

Menyimpan dan me-retrieve data menggunakan barcode dua dimensi QRCode

Tentang QR Code

QR Code (Quick Response Code) adalah suatu jenis barcode dua dimensi yang dikembangkan oleh Denso yang pertama kali didesain untuk perusahaan automotive (http://en. wikipedia. org/wiki/ QR_code). Sebuah QR Code terdiri dari titik-titik kotak berwarna hitam yang diatur pada bujursangkar berwarna dasar putih yang dapat dibaca oleh suatu piranti pemindaian (scanner, kamera) dan diproses menggunakan Reed-Solomon error correction, sampai gambar dapat diterjemahkan dengan benar, kemudian data dapat diambil dari komponen gambar horizontal maupun vertikal.

 

 

(Sumber : http://en.wikipedia.org/wiki/QR_code)

 

Keunggulan QRCode adalah kemampuannya menyimpan data dalam jumlah besar dan dapat dibaca dengan relatif cepat (namun tetap kalah cepat dibandingkan dengan pembacaan barcode 1 dimensi).

Kapasitas data atau character yang dapat disimpan oleh QRCode adalah sebagai berikut :

Maximum character storage capacity (40-L) character refers to individual values of the input mode/datatype
Input mode	max. characters	bits/char	possible characters, default encoding
Numeric only	7,089	3⅓	0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9
Alphanumeric	4,296	5½	0–9, A–Z (upper-case only), space, $, %, *, +, -, ., /, :
Binary/byte	2,953	8	ISO 8859-1
Kanji/kana	1,817	13	Shift JIS X 0208

 

Skenario Penggunaan QRcode antara lain adalah :

·         Meretrieve kode partnumber yang panjang beserta deskripsinya

·         Meretrieve alamat url dari website (untuk mobile device)

·         Melakukan pertukaran data tanpa melibatkan aplikasi database (ditempelkan pada dokumen kontrak, invoice dan lain sebagainya)

·         Indexing dokumen (ditempelkan pada dokumen sebagai metode verifikasi) untuk mempercepat data input.

·         Ide kreatif lainnya.

Piranti Pencetak QR Code

Karena hanya mengandalkan titik-titik berwarna hitam dan background berwarna putih maka akurasi dan efektifitas penggunaan QR Code sangat tergantung pada kualitas cetak, semakin jelas hasil cetak dan semakin sedikit noise yang terjadi maka barcode akan semakin akurat dan mudah dibaca.

Penulis telah melakukan implementasi pencetakan label QRCode dengan menggunakan piranti laser print (fuji Xerox printer P255 DW), Inkjet Canon Pixma 2700, serta printer barcode Toshiba B-EV4 , ketiganya menghasilkan barcode yang berkualitas baik pada ukuran label 50 mm x 40 mm. Yang perlu diwaspadai pada inkjet maupun laser print adalah kualitas barcode pada saat kondisi tinta atau toner kurang sehingga mulai menghasilkan warna hitam yang tidak solid / abu-abu. Untuk printer khusus barcode akan menghasilkan kualitas yang seragam pada setiap lembar yang dicetak sehingga untuk jumlah barcode yang besar sangat direkomendasikan menggunakan printer barcode.

 

Fuji Xerox Printer P255 DW untuk mencetak QR Code

 

 

Printer barcode Toshiba B-EV4 mampu mencetak 100 buah label QRcode dalam waktu lebih kurang 3 menit pada label berukuran 50 mm (lebar) dan 40 mm (tinggi), kelemahannya adalah setiap 1500 label kita harus mengganti rol label dan rol karbon print. Keunggulan penggunaan printer ini adalah label yang dihasilkan tidak pudar warnanya dalam waktu singkat

 

 

Printer Barcode Toshiba B-EV4 untuk mencetak QR Code Label

 

 

 

Teknik lain yang perlu diperhatikan adalah meyakinkan bahwa aplikasi pencetak barcode menghasilkan image yang beresolusi tinggi (high resolution) sebelum dikirim ke media pencetak / printer.

 

Piranti Pembaca QRCode

 

Untuk piranti pembaca QRCode yang ada dipasaran saat ini antara lain :

1.       Mobile device (Smartphone Android, Blackberry dan Apple)

2.       Handheld barcode scanner merek dan tipe tertentu

3.       Document Scanner merek dan tipe tertentu

Pilihan mobile device adalah karena harga yang relative murah dan tersedia dimana-mana namun untuk fungsi document management atau indexing dan dataentry dalam jumlah besar dalam waktu singkat mobile device kurang nyaman dan kualitas gambar yang dihasilkan cenderung lebih rendah daripada document scanner.

Handheld barcode scanner menawarkan integrasi dengan komputer dengan lebih mudah dan kecepatan membaca barcode QR jauh lebih cepat daripada document scanner maupun mobile device, kelemahannya adalah handheld barcode scanner hanya mengirimkan data yang dibaca tanpa menyimpan image dari dokumen yang di pindai. Tidak semua handheld barcode scanner mampu membaca QRCode, penulis menggunakan handheld barcode Merek Symbol DS 6700 yang mampu membaca barcode 1 dimensi dan 2 dimensi.



 

Barcode Scanner 2 Dimensi Merek Symbol DS 6700

 

Document Scanner menawarkan penyimpanan image dan pembacaan QRcode sebagai data dalam sekali proses. Namun kelemahannya adalah kecepatan pembacaan kurang cepat dibandingkan handheld dan kualitas cetak dari dokumen yang dipindai sangat menentukan akurasi dari pembacaan barcode QR Code. Document scanner yang telah menyediakan aplikasi pembacaan QRcode adalah Fujitsu tipe Fi series (Fi 6130Z, Fi6230Z, Fi5530C2, Fi6750S, Fi 6670, Fi6770, Fi6800) dengan menggunakan aplikasi Scan All Pro dalam paketnya, selain itu adalah scanner merek HP (1300) dengan aplikasi scanning suite nya.

 

 

Fujitsu Scanner Fi 6230Z untuk memindai dan membaca QRcode

 

 

 

 

 

 

Apabila pembaca berminat menggunakan QRCode namun memiliki scanner dokumen yang bukan Fujitsu maupun HP, dapat digunakan merek lain seperti Kodak dan Canon tipe DR dilengkapi dengan aplikasi pihak ketiga atau membuat aplikasi pemindai dan pembaca QRcode sendiri menggunakan komponen software scanner seperti ABBYY FineReader SDK ( www.abbyy.com) atau Dynamic Twain (www.dynamsoft.com). Untuk implementasi QRcode yang kompleks sebaiknya dikembangkan sendiri aplikasi pemindaiannya, karena keterbatasan dari aplikasi pihak ketiga (termasuk dari Fujitsu dan HP) yang saat ini ada dipasaran yang hanya mampu membaca QRcode untuk penamaan file atau disimpan sebagai textfile.

 Komponen Software untuk Barcode QR

 

Untuk mencetak barcode saat ini penulis membuat aplikasi sendiri dengan menggunakan komponen barcode : Neodynamic , Barcode Professional SDK 3.0 for .NET (http://www.neodynamic.com/) yang mampu menghasilkan image barcode QRCode beresolusi tinggi dengan penggunaan yang amat mudah. Neodynamic menawarkan trial version secara gratis apabila ingin mencoba di www.neodynamic.com.

Untuk membaca barcode QR Code melalui image yang dihasilkan document scanner, penulis menggunakan ABBYY FineReader SDK ( untuk OCR dan membaca barcode) dan ABBYY menawarkan ABBYY FineReader SDK Cloud untuk pengguna yang ingin mencoba.(www.abbyy.com).

Pilihan lainnya adalah menggunakan Dynamic Twain dengan ekstensi pembaca barcode 2 Dimensi dari dynamsoft (www.dynamsoft.com).

Yang perlu dicatat adalah adalah semakin banyak data yang ada pada barcode QR code, ukuran bujur sangkarnya akan semakin besar sehingga teknik sizing image dibutuhkan agar menghasilkan hasil cetak barcode dengan ukuran yang stabil.

 

Contoh Implementasi

 

QRCode digunakan pada suatu organisasi untuk memberikan keterangan mengenai kelengkapan dokumen dalam suatu berkas dokumen dalam sebuah MAP.  QRCode berisikan data :

Nomor unik formulir pada dokumen, Nomor urut dokumen, judul dokumen, tanggal dokumen, dan jenis-jenis kelengkapan dokumen yang ada pada berkas dokumen .

Penulis menuliskan baris data diatas menggunakan separator "I", sehingga teks yang dibaca adalah sebagai berikut :

Nomor unik formulir pada dokumen| Nomor urut dokumen| judul dokumen,|tanggal dokumen|Subdokumen1|Subdokumen2|Subdokumen3|Subdokumen4

Setiap berkas dokumen ditempeli barcode QR dan pada saat pengguna ingin mengetahui kelengkapan dokumen dan isinya , cukup melakukan pemindaian dengan handheld barcode untuk mendapatkan informasi diatas tanpa perlu melakukan koneksi dengan database manapun.

 

 

 

Demikian tulisan singkat ini semoga memberikan gambaran mengenai penggunaan QRCode untuk indexing atau datacapture.

 

 





Network Scanner : Menjalankan Alih Media yang aman

Tahun 2009-2011 organisasi mendapat berbagai permintaan untuk menjalankan alihmedia atau lebih spesifiknya scanning, yang tentunya cukup menggembirakan bahwa beberapa organisasi mulai menyadari pentingnya keberadaan arsip digital saat ini. Salah satu pengguna sangat berbahagia karena sekarang cukup menenteng laptopnya, ia dapat menunjukkan peta-peta berukuran A0 dalam presentasinya, sebelumnya ia harus menenteng kertas-kertas berukuran A0 dalam setiap rapat yang diadakan di luar kota. Seorang konsultan keuangan menenteng laptop dan scanner sehingga ia tidak perlu menenteng-nenteng map kertas atau binder tebal untuk dibawa pulang.

Tahun 2010-2011 kita dikejutkan dengan adanya wikileaks, dimana informasi yang cukup sensitif dapat dengan mudah disebarkan ke dunia maya.Yang menimbulkan pertanyaan berikutnya : apakah semua dokumen yang sudah di digitalisasi itu aman? Bagaimana kalau data nasabah melayang dari organisasi melalui email? Bagaimana kalau hasil riset yang dilakukan bertahun-tahun dicopy ke dalam flashdisk dan terbang ke kantor pesaing kita?

Untuk mengamankan dokumen digital kita perlu lebih dahulu mendefinisikan siapa yang berhak melihat dokumen kita dan siapa yang tidak, ini disebut sebagai pengaturan hak akses. Setelah itu kita perlu mendefinisikan pengamanan proses alih media yang kita lakukan dan terakhir kita akan menentukan metode akses dan distribusi serta metode penyimpanani dari dokumen digital tersebut. Pada tulisan ini saya hanya membatasi ruanglingkup pada pengamanan proses alihmedia dokumen.

Desktop Scanner

Untuk mengamankan hasil alihmedia keluaran scanner, secara tradisional kita mesti menyakinkan bahwa komputer yang dilakukan untuk scanning atau terhubung dengan scanner aman. Aman artinya hanya user yang berhak yang dapat membuka folder dan file dan biasanya hanya user yang berhak yang dapat melakukan scan dengan komputer tersebut.

Praktek yang terjadi biasanya adalah scanner dihubungkan ke komputer yang "umum" kemudian pengguna mengcopy hasil tersebut ke USB atau ke foldernya lewat jaringan dengan tetap meninggalkan file asli di komputer "umum" tersebut, belum lagi aplikasi scanner menyimpan temporary files dari dokumen yang dihasilkan scanner.

Dengan kondisi demikian, rasanya kita berada di kantor yang dokumennya berceceran dimana2 penuh dengan salinan disana sini. Kejadian tersebut sering terjadi apabila kita menggunakan Desktop scanner.



Modern Network Scanner

Sekitar tahun 2008 Kodak meluncurkan Modern Network Scanner,kemudian diikuti oleh Fujitsu dan kemudian Canon. Penulis menyebut tipe ini "modern" karena dilengkapi oleh layar LCD dan keyboard sehingga pengguna dapat langsung melihat hasil scan dan melanjutkan proses menyimpan setelah melihat hasil scannya cukup baik. Tahun-tahun sebelumnya network scanner biasanya merupakan ekstensi fitur scan dari mesin multifunction dimana kita melakukan scanning ke suatu folder namun hasil scan baru ketahuan setelah kita membuka file yang dihasilkan.

Modern network scanner ini memiliki fitur antara lain : hak akses setiap pengguna serta proses scan dan distribusinya dapat diatur oleh administrator, file yang dihasilkan langsung disimpan dalam mesin scanner kemudian distribusikan ke folder orang yang berhak sehingga tidak ada komputer lain yang menyimpan hasil scan (image yang disimpan dalam scanner tidak dapat diakses), satu scanner dapat dipergunakan banyak orang dengan aman karena setiap orang memiliki hak akses berbeda.

Pengaturan pengguna Modern Network Scanner ini dilakukan oleh administrator, adapun metode pengaturan setiap merk modern Network scanner yang beredar berbeda-beda, Kodak menggunakan kunci berupa USB disertai login dan password untuk mengatur hak akses dan alur proses pada scanner, Fujitsu mewajibkan Microsoft LDAP untuk mendaftarkan pengguna scanner sehingga pengguna memiliki single-sign-on yaitu login password yang sama dengan saat login di komputer dalam lingkungan windows server (memudahkan disatu sisi namun menutup peluang bagi organisasi yang tidak menggunakan windows server), Canon muncul dengan pilihan yang lebih fleksibel yaitu pengaturan independent maupun LDAP. Sayangnya ketiga merk tersebut memiliki kelemahan utama yaitu hanya menyediakan metode automatic document feeder atau ADF sehingga tidak memungkinkan untuk organisasi yang memiliki dokumen berbentuk buku atau bendel.

Terlepas dari kelemahan dari modern network scanner tersebut, fungsi utama yaitu "pengamanan hasil awal alihmedia" dapat terpenuhi oleh penggunaan scanner ini (kecuali admin scanner dengan baik hatinya memberikan login passwordnya ke semua user) dimana hasil dari scan langsung diarahkan ke folder pengguna dan log atau catatan penggunaan scanner dapat dilihat oleh administrator dan tidak ada lagi "berkas" di PC lokal karena scanner ini beroperasi secara independen tanpa menggunakan komputer (namun terhubung dengan jaringan komputer menggunakan kabel LAN).

*Penulis menjalankan test pada produk Network scanner dari Kodak, Fujitsu dan Canon dari kurun waktu 2009-2011 belum menggunakan produk selain 3 merk diatas.

Myth about Duty Cycle on document scanner productivity

I don’t know if it is problem with you, but this was my problem back in 2004, when I got a project to scan 2 million pages of OMR forms in ten days. I was looking for scanner that has higher duty cycle per day to do the job. I was calculate the productivity just based on duty cycle per day, which is very wrong in calculating productivity of a scanner based on duty cycle for a project, but the method is right thing to do when you are planning to scan document on daily basis throughout the years.

In 2006 I was trained in Singapore and asked about the duty cycle calculation with Fujitsu people. The calculation is basis on MTBF (Mean Time Before Failure) of scanner in 5 years, so I figure duty cycle is a suggestion of how much you can scan in a day on daily basis so the scanner can survive in 5 years. So when I got project only for 10 days, I don’t have to follow this rule. 
After I understand the concept of duty cycle , I began to try some of document scanners for project scanning (1-30 days scanning) and this is the maximum productivity I got for the scanner :
Fujitsu Fi 4120, Fi 5120, Fi 6130 can be use more than 6000 pages per day in extreme cases is 12,000 pages (continuous scanning non-stop for every 4 hours in 24 hours) .Fi 5530 C/C2 can scan more than 10,000 pages per day. Fi 5650 C/Fi 6670 can scan more than 20,000 pages per day ( 10 hours a day). Fi 5900 C can scan more than 100,000 pages per day (10 hours per day). (yes, I got most types of Fujitsu scanner in my office).
Scansnap S500, S510 extreme cases in my customers premise was 100,000 pages in one week to process OMR forms using Digital Mark Reader scanner. We were able to create TWAIN interface for Scansnap S500 and S510 back in 2006-2007. The original scansnap series doesnot have any TWAIN drivers.
Avision AV 121 and AV 122 can processed more than 4000-5000 pages per day but it you must stop every 4 hours and let the machine cooling down for 15 minutes. This is the same with Kodak I 1120 and I found out the product is very identical with Avision.
Miru scanners from Korea MDS 2500 CV can process 150,000 pages per day. (yes the scanner speed is 120 ppm for A4, 200 dpi, BW).
Canon DR 5010 is my favorite Canon scanner, it can process more than 20,000 per day without any complaints.

The titan is Bowe Bell and Howell Spectrum Series Scanner that can process 120,000 pages in a day without any rest. The performance was stable.

For the other scanners I have not try yet. But in my opinion you should also look the reputation of scanner or the look of the scanner before you try. Sometimes the specs also help with your decision say a scanner that has speed 80 ppm but duty cycle only 1000 per day that will be unreasonable to be tried ( the scanner will be failure in : 360 days x 1000 x 5 years = 1,8 million pages and you scan daily = 80 ppm x 60 minutes x 8 hours = 38,400 pages/day, and scanner will be last in 46 days  )

But however if you plan to do crazy things I have done you must consider following issues:
1. Please let your scanner rest every 4 hours at least for 15-20 minutes by shutting down the power.
2. Clean up your scanner after use. Especially the sensor and lens (easy so you do not create scratch on the lens)
3. Prepare scanner consumables (pick roller, brake roller, pad assy).
4. Remember that the operator still a human who need rest.
5. Learn your scanners utility (reset the roller counter or cleaning counter)- so if the scanners suddenly stop and create message like “please clean the scanner” or “please change roller”, you will need to reset the settings and if required, change the consumables.

Avision AV50F – scanner praktis serba guna

                                                    Gambar 1. Demo Unit AV 50 F di kantor

Scanner Avision AV50F adalah scanner Automatic Document Feeder dengan kecepatan 20 lembar/menit. Scanner ini mampu melakukan scanning satu muka (simplex) maupun dua muka (duplex) dengan mode black and white , grayscale maupun color. Keunikan dari scanner ini adalah main unit dapat dipisahkan dengan tray unitnya (dock), konsepnya adalah apabila mobilitas tinggi kita cukup membawa main unitnya untuk melakukan scanning dengan hanya membawa 2 konektor USB sebagai sumberdaya, namun perlu diingat bahwa main unit ini adalah sheetfed scanner yang hanya mampu memproses scanning dokumen selembar demi selembar.

Gambar 2

Gambar 1 : scanner Avision AV50F , unit dapat dilepas menjadi sheetfed scanner

Scanner Avision AV50F memiliki 2 input tray yaitu di ADF docknya dan di Main Unit Sheetfednya. ADF dock mampu menampung 20 lembar dokumen A4/Folio dan akan diproses dengan kecepatan 20 lembar per menit. Sheetfed input tray hanya dapat menampung satu per satu dokumen , namun scanner ini mampu memproses dokumen dengan ketebalan hingga 1.2 mm, dengan kemampuan ini maka sheetfed unit ini mampu memproses scanning buku tabungan, BPKB, KTP, SIM, Kartunama sebagai alternatif penggunaan scanner jenis flatbed.
Pengolahan image dokumen yang discan atau dipindai,dapat dilakukan secara customized dengan kombinasi hasil yang diinginkan secara bebas (misal : halaman 1 BW, halaman 2 warna atau halaman 1 autocolor detection dan halaman 2 hitam putih, atau kedua halaman autocolor detection).

Gambar 2.

Bebas menentukan mode scanning yang diinginkan pada halaman muka atau/dan belakang

Untuk menangani dokumen khusus seperti formulir lamaran kerja atau curriculum vitae (seragam bentuknya) kemudian seluruh halaman akan didigitalisasi dengan mode hitam putih kemudian foto pelamar dicrop dalam bentuk warna maka Avision 50F menyediakan fasilitas scanning yang disebut sebagai Relative To Document.

Gambar 3.

Contoh fitur Relative Document mampu menghasilkan dokumen utuh dalam bentuk hitam putih dan hasil cropnya dalam bentuk warna dalam satu kali scan

Kesimpulan : Scanner ini bisa membantu kegiatan scanning untuk dokumen biasa, dokumen berupa buku tabungan, buku BPKB (dengan melalui feeder bawah).

Spesifikasi : 15 ppm/30 ipm utk kertas A4 simplex/duplex, max resolution 600 dpi, USB 2.0, Twain /ISIS 

Scanning Kertas A3 dengan menggunakan Scanner ADF duplex ukuran A4

Bukan rahasia lagi kalau scanner A3 harga mahal hingga puluhan juta. Sementara untuk membeli scanner A3, dokumen A3 yang harus diproses jumlahnya cuma sedikit. Untuk mengatasi hal ini penulis menyarankan penggunaan scanner yang memiliki kemampuan memproses dengan Carrier Sheet atau Folio Scanning.

Carrier Sheet adalah suatu map plastik khusus yang didesain untuk memproses lembar A3 dengan scanner A4. Bagaimana cara bekerjanya ? Pertama kita harus melipat kertas A3 sehingga berbentuk A4 kemudian dimasukkan ke dalam carrier sheet. Kemudian kita mengatur setting scanner duplex (melakukan scanning dua sisi sekaligus) dan option mode : carrier sheet. Maka kemudian lembar dalam plastik carrier sheet diproses oleh scanner dan menghasilkan image berukuran A3 (A4 x 2 muka digabungkan otomatis). Scanner yang dilengkapi kemampuan memproses carrier sheet adalah Fujitsu Scansnap S510 dan Fujitsu Fi 6010 N.

Folio Scanning adalah fitur scanner untuk memproses lembar A3 dengan scanner A4 cukup dengan melipat kertas A3 menjadi A4 serta melakukan pemindaian dan langsung menghasilkan image berukuran A3, tanpa menggunakan carrier sheet. Cara melakukan scanning dengan fitur ini mudah sekali, tinggal melakukan setting folio scanning dan meletakkan kertas A3 yang telah dilipat ke dalam tray ADF dan hasilnya adalah image berukuran A3. Folio scanning adalah fitur yang miliki scanner Canon, salah satunya DR 3080 CII. 

Kelemahan sistem ini adalah kualitas image sering terdistorsi apabila kita tidak melipat lembar A3 tersebut dengan benar. Namun untuk kualitas yang acceptable solusi ini memang akan banyak menghemat investasi.

Automatic Page Detection pada Scanner ADF (Automatic Document Feeder)

Fitur penting untuk memproses lembar dokumen berbagai ukuran secara otomatis

Dalam melakukan scanning dokumen, seringkali kita bertemu dengan berbagai ukuran kertas yang harus kita pindai sebagai satu bundel file atau satu folder file. Teori idealnya adalah kita harus melakukan pemindaian pada satu jenis ukuran dokumen dengan suatu setting, kemudian dokumen lain dengan setting yang berbeda lagi.

Namun kenyataannya suatu dokumen biasanya harus mengikuti urutan tertentu meskipun ukuran dari setiap dokumennya berbeda-beda. Misalnya pada aplikasi lamaran pekerjaan yang mensyaratkan urutan surat lamaran pekerjaan, CV, surat keterangan sehat dari dokter, fotocopy KTP , Ijazah dan lain sebagainya yang kisaran ukurannya mulai A6 hingga legal bahkan A3. Bagaimana jika kita mendapatkan pekerjaan untuk melakukan scanning 2 juta lembar dokumen pegawai misalnya, apakah setiap ukuran kertas kita melakukan setting sebelum pemindaian?

Jangan terlalu kuatir. Di dalam scanner Automatic Document Feeder (ADF) kebanyakan telah dilengkapi oleh fitur Automatic Page Detection dengan berbagai nama alias antara lain Autopage Detection, Scanners Maximum, dan Autosize Documents. Dengan fitur ini kita cukup melakukan setting kertas terbesar saja, kemudian hidupkan opsi automatic page detection dan scanner otomatis melakukan pemindaian image sesuai dengan ukuran masing-masing kertas. Dengan bantuan ini maka pekerjaan pemindaian dapat menjadi lebih cepat karena hanya dengan satu setting saja, satu bundel dokumen berbagai ukuran dapat dipindai dengan cepat dan mudah.

Bagaimanakah batas dari Automatic Page Detection ini ? Hal ini sangat tergantung dari spesifikasi scannernya. Untuk scanner Fujitsu dan Avision misalnya untuk scanner A4 akan dibatasi hingga panjang 35 cm atau 14 inch, untuk melakukan scanning lebih panjang dari itu, setting scanner harus didefinisikan sebagai long page scanning (hingga sekitar 3 meter kalau tidak dipaksakan, penulis pernah memaksakan hingga 6 meter) yang harus benar-benar sesuai dengan ukuran dokumen (perlu diukur pakai penggaris). Untuk scanner Kodak memang luar biasa mudah, kita tidak perlu mendefinisikan apa-apa setelah memilih Automatic Page Detection, scanner ini dapat memproses document sepanjang maksimum 3 meter.

Keterbatasan kualitas cropping dari sebuah scanner akan ditentukan oleh kualitas dokumennya. Apabila kita melakukan scanning dokumen yang terlipat maka ujung lipatan akan berwarna hitam legam kecuali kita melakukan setting white background pada scanner.

Anda menjalani pekerjaan scanning dengan berbagai ukuran dokumen ? Carilah scanner ADF yang memiliki fitur Automatic Page Detection.